Time Management

Per fare un po’ di pulizia nelle molteplici attività che ci occupano riflettiamo sulle considerazioni che seguono.

Il tempo è una risorsa che si consuma a prescindere dalla nostra volontà.

È un “contenitore”, inizia e finisce, viene occupato da un certo numero di attività, progetti, obiettivi che, a loro volta, richiedono un tempo specifico (e che naturalmente lo esauriscono).

È l’ambiente naturale dove le “cose” si sviluppano; è quindi necessario decidere cosa fare, cosa NON fare e cosa rimandare.

L’evoluzione del tempo è CICLICA: si aprono progetti, eventi, relazioni che seguono un naturale sviluppo e terminano (apertura, sviluppo, chiusura)

L’evolvere del tempo porta inevitabilmente al mutamento della situazione, accettato o rifiutato che sia.

Ed il cambiamento segue la regola della ciclicità della vita che si rinnova; lo scorrere degli eventi sviluppa le situazioni modificando il contesto di vita.

È importante “mettersi” nel flusso del cambiamento, non osteggiarlo; altrimenti si resta sulla “soglia”, concentrandosi sui pericoli e non sulle opportunità.

La flessibilità è una caratteristica imprescindibile per una corretta ed efficace gestione del tempo.

È quindi necessario essere consapevoli di quanto accade; agire in base ad una mera reazione significa solo reagire ed aumentare i rischi di una gestione poco efficace.

Occorre quindi

1) scegliere COSA mettere nel proprio tempo (se si sceglie di fare una cosa non se ne farà un’altra)

2) prendere una decisione che determina la relativa azione (il COME)

Le scelte relativamente a COSA fare, non fare o rinviare devono essere consapevoli ed i criteri utilizzati devono riflettere ciò che per noi è importante.

Scelte coerenti con ciò che riteniamo importante implicano risposte alle seguenti DOMANDE:

– cosa devo mettere nel tempo che ho a disposizione?
– cosa è giusto, utile ed efficace mettere nel tempo a disposizione?
– quali sono le priorità?
– quali sono le attività che realizzano il massimo effetto con uno sforzo ragionevole?

Esercizio

Rispondi per iscritto alle seguenti domande:

– Cosa faresti gratis o pagando?
– Cosa faresti se sapessi che tra sette giorni il mondo finirà?
– Quali sono le cinque situazioni in cui ti sei sentito meravigliosamente?
– Quali sono i tuoi valori, che cos’è importante per te? (La famiglia, l’amore, la libertà, l’entusiasmo, la condivisione, la spiritualità, …)

Riprendi quanto hai scritto: quali valori sono stati soddisfatti in quei momenti? Scrivi accanto ad ogni momento significativo il valore espresso.

Tieni in considerazione solo i valori che ricorrono più volte. Comincia a metterli in ordine gerarchico. Individua i valori più significativi per te

Il “cosa” fare, non fare o rinviare emerge quindi (non dall’elenco degli “impegni” ma) da una buona consapevolezza dei nostri valori di riferimento che guidano la nostra vita.

Proviamo ad immaginare un quadrato la cui base è rappresentato, da sinistra a destra, da valori crescenti di URGENZA (che ha una scadenza), e la cui altezza, dal basso verso l’alto, da valori crescenti di importanza (in base ai
nostri valori di riferimento); dividiamolo quindi in quattro parti uguali ottenendo così quattro quadranti.

Quadrante I (in alto a sinistra): inseriamo le attività importanti ma non urgenti (è il Quadrante della strategia, della proattività, del ragionamento a medio-lungo termine)

Quadrante II (in alto a destra): inseriamo le attività importanti ed urgenti (è il Quadrante dell’operatività, della pronta reattività, del breve termine)

Quadrante III (in basso a sinistra): inseriamo le attività poco importanti e poco urgenti (è il Quadrante del relax, della riduzione dello stress con un alto livello di tentazione, delle micro attività, dei meri passatempi)

Quadrante IV (in basso a destra): inseriamo le attività poco importanti ed urgenti (è il Quadrante che viene spesso occupato da “agenti” esterni – hai un minutino?)

Qual è il quadrante dove vivi di più?

Analizza tutte le attività che svolgi da quando ti alzi la mattina a quando vai a letto la sera e prova ad inserirle nei 4 quadranti.

Qual è il quadrante più affollato?

La maggior parte delle persone spesso vive nel Quadrante importante/urgente, quello delle attività che comportano stress in quanto ci “incalzano”.

Qual è la conseguenza di questa abitudine?

Vivere nel Quadrante importante/urgente ci porta a rifugiarsi nel Quadrante non importante/non urgente: dopo lo stress del Quadrante importante/urgente l’unica cosa che si vuole fare è il “non fare niente” che ci possa anche
minimamente impegnare (molte attività del Quadrante delle cose né importanti né urgenti).

Se ci troviamo spesso in tale situazione vuol dire che siamo troppo stressati dal Quadrante importante/urgente.

IN UNA CORRETTA ED EFFICACE GESTIONE DEL TEMPO LE ZONE NON IMPORTANTI

ANDREBBERO ELIMINATE TOTALMENTE

È questo il momento in cui deve essere considerata la capacità di gestione del tempo (il COME)

Vediamo dunque come gestire i quattro quadranti:

✔ Quadrante I: attività importanti ma non urgenti – pianifica, programma
✔ Quadrante II: attività importanti ed urgenti – devi farlo, focus sull’essenziale con metodo, è l’area della crisi
✔ Quadrante III: attività poco importanti e poco urgenti – gestisci l’agenda, rinvia/rimuovi/un po’ ogni giorno
(attenzione che alcune attività, se si trascurano, rischiano di diventare urgenti o delle cattive abitudini)
✔ Quadrante IV: attività poco importanti ed urgenti – negozia, gestisci l’agenda, delega (spesso si pensa che siano importanti ma sono priorità di altri)

Per finire dobbiamo analizzare identificare quelle attività che, in termini di sforzo profuso e risultati ottenuti, risultano essere le più proficue.

Infatti, la c.d. legge di Pareto stabilisce che:

– l’ 80% dei problemi arriva dal solito 20% di disturbatori;
– il 20% dei problemi è veramente significativo, il resto no;
– il 20% delle risorse genera l’80% del valore;
– il 20% dei clienti porta l’80% del fatturato;
– indossiamo per l’80% del tempo il 20% degli indumenti che possediamo;

e così via.

Prova ad identificare quelle attività che ti portano a grandi risultati con sforzi contenuti.

Identificato questa porzione “magica” di tempo dedicata ad attività ad alto tasso di “ritorno”, possiamo citare una tecnica molto utile per dedicarci maggiormente al quadrante della “qualità della vita” ossia il Quadrante importante/non urgente.

La ricetta è la seguente:

prelevare una piccola porzione al Quadrante non importante/non urgente e “trasferirla” al Quadrante importante/non urgente. Il tempo che va preso dal Quadrante non importante/non urgente (la zona serale o il week-end) mai al Quadrante importante/urgente.

Ciò porterà nella nostra vita dei benefici incredibili in termini di soddisfazione, ci farà dormire bene e sentirci meno “in colpa” rispetto a tutto quanto di importante pensiamo di trascurare a causa della quotidianità che ci incalza.

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